2　前項の規定にかかわらず、秘密の取扱い若しくは緊急の取扱いを要する事案又は電話若しくは口頭により聴取した事案で軽易な事案については、起案文書によらないで事案の決裁をすることができる。ただし、秘密の取扱い又は緊急の取扱いを要する事案の決裁については、当該決裁後にこの規則に規定する決裁の手続を行わなければならない。

2　総括文書管理者は、事務局長をもってあて、組合における次の各号に掲げる事務に従事するものとする。

3　総括文書管理担当者は、事務局次長(事務局次長を置かないときは、それに相当する者)をもってあて、総括文書管理者を補佐するものとする。

2　文書管理者は、主務施設の長をもってあて、総括文書管理者の命を受け、施設における次の各号に掲げる事務に従事するものとする。

3　文書管理担当者は、主務施設の施設長補佐又はそれに相当する者をもってあて、文書管理者を補佐するものとする。

2　総括文書管理者は、前項の規定により受領した文書のうち管理者又は組合あての文書を開封するものとする。

3　総括文書管理担当者は、第1項の規定により受領した文書を速やかに、主務施設の文書管理担当者に配布するものとする。ただし、重要又は異例な文書で緊急の取扱いを必要とすると認めるものは、その配布前に管理者の閲覧を受けるものとする。

4　総括文書管理担当者は、第1項の規定により受領した文書の取扱いは、次に定めるところによる。

2　回答、報告等を要する文書又は重要な文書で、事務の性質上直ちに処理ができないと認められるものは、理由を付して、主務施設の長の承認を得なければならない。

2　起案は、指定の伺書を用いること。ただし、別に様式の定めのあるものは、これを用い、定例又は軽易なものは、余白処理等を利用することができる。

3　起案文書には、起案の理由、事案の経過等を明記するとともに、参照を要する事項は、その資料を添付するものとする。この場合において、収受文書に基づいて処理した起案文書には、必ず当該収受文書を添付しなければならない。

4　起案文書には、事案の性質により、「至急」、「広報登載」、「例規集収録」、「公印省略」等の注意事項と「秘密」、「時限秘」等の取扱方法を文書の施行・取扱上の注意事項欄に表示するものとする。

2　特例起案用紙は、主務施設において、文書管理担当者が文書管理者の承認を得て定めるものとする。

3　前項の規定により特例起案用紙を定めた場合において、文書管理担当者は、総括文書管理者にその様式を通知するものとする。

2　前項に規定する場合において、組合内文書等の発信者は、事務局長名を用いる。ただし、特に軽易な事案に係る一般照復文書、施設内文書等の発信者は、施設長名を用いることができる。

3　前2項の規定にかかわらず、法令等に定めのあるとき、又は特に必要のあるときは、組合名又は施設等の長名を用いることができる。

4　第2項に規定する場合において、組合内文書の発信者は、職名のみを用い、その氏名を省略することができる。

2　起案文書の回付に当たっては、回議は合議に先立って行い、審査は審査を行う者の上司が決裁又は決裁関与を行う前に行うものとする。ただし、長が決裁する事案における事務局長の回議は長の決裁の直前に行うものとする。

3　起案文書は、必要な決裁関与その他の事案決裁に対する関与の機会が失われないよう、必要な時間的余裕をもって回付するものとする。

4　第1項の規定にかかわらず、文書回付方式によることが適当でないときは、文書回付方式に代えて、当該事案の決裁関与者を招集して開催する会議の場において、当該事案に係る決裁案を示して発言を求める方式(以下「会議方式」という。)により決裁関与を行うことができる。

5　会議方式により決裁関与を行った上で事案の決裁を行うときは、決裁関与者の発言の全部又は一部を記載した文書を作成し、当該事案に係る起案文書に添付するものとする。

2　起案文書のうち管理者名をもって外部へ発する文書は、決裁前に施設等の文書管理者の形式審査を受けなければならない。

3　前項の形式審査は、起案文書の内容について適正な文書の決裁がなされるよう次の各号に掲げる基準により、実施するものとする。

4　前項の規定による審査の結果、修正を要するものは、起案者にその旨を指示して返付しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、特に緊急の取扱いを必要とし、又は秘密の取扱いを必要とする起案文書その他重要な起案文書は、その内容を説明することができる職員が持ち回り口頭により補足説明を行うことができる。

2　回議を行う者は、起案文書の回付を受けたときは、直ちに当該事案を検討し、決裁案について異議があるときは、単に意見を付す場合を除き、修正の内容を指示し、起案者に回付するものとする。

2　前項の規定による合議は、少なくとも合議先の職位に相当する職位の回議が終了してから行うものとする。

2　調査その他の理由により処理に日時を要するときは、その旨を起案者に通知しなければならない。

3　合議の事案について異議があるときは、主務施設の長と協議するものとし、その同意を得ないときは、意見を付さなければならない。ただし、参考となるべき意見をその起案文書に付せんを用いて処理するときは、協議を要しないものとする。

4　前項本文の規定により意見を付せられた文書は、管理者の決裁を受けなければならない。

2　第44条の秘密の取扱いを必要とする文書を発送する場合には、当該文書を封筒に入れて密封し、その旨を表示して発送するものとする。

3　主務施設の長は、発送する発意に基づく発議文書に、第9条第2号及び第3号に定める文書記号及び文書番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書については、「(事務連絡)」と表示し、文書記号及び文書番号の記載を省略することができる。

4　発送を終えた者は、当該発送文書に係る起案文書に、施行年月日を記入するものとする。

2　前項の規定により電子メール又はファクシミリを利用することができる文書は、第28条ただし書の規定により公印の押印を省略できる文書とする。

3　電子メール又はファクシミリを利用する文書は、送信することにより当該文書が施行されたものとする。

2　前項の分類の基準は、原則として、大分類、中分類、小分類及び標準ファイル名からなる階層構造によるものとする。

3　文書分類は、前項の標準ファイル名ごとに定めるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、相互に極めて密接な関係がある2以上の文書等は、一群の文書等として整理することができる。この場合において、文書分類を異にするものについては、主たる文書等の文書分類により整理するものとする。

3　前項の規定により文書等を整理する場合で、文書管理者が特に必要があると認めるときは、一群の文書等として編集、製本等をして保存することができる。

4　前2項の処理及びその他の事由により、文書ファイル、文書分類又は保存期間を変更するときは、当該文書を編集、製本するとともに、その変更内容を報告するものとする。

2　文書等の事務室内における保管については、書棚等の適切な用具に収納して行うものとする。

2　前項の規定による指定があったときは、文書管理担当者は、その指定があった文書等(以下「常用文書」という。)にその文書等が常用文書である旨の表示をするものとする。

2　常用文書については、当該文書が常用文書である期間が終了するまで、保管している時点の会計年度の文書等と併せて保管するものとする。

2　前項の場合において、第32条第3項の規定により編集、製本等をして保存している一群の文書等の中にその文書分類又は次条第1項の保存期間が異なる文書等があるときは、当該一群の文書等の中で最も長期にわたって保存する文書等の文書分類及び次条第1項の保存期間により保存するものとする。

3　前2項の保存を行う場合は、保存箱を用いて、保存するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書等については法令等に定める期間により、時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等については当該時効の期間を考慮して、その保存期間の種別を定めるものとする。

3　文書管理者は、文書等の保存期間が前2項の規定により難いと認めるときは、総括文書管理者の承認を得て、その保存期間の種別を別に定めることができる。

2　文書等の保存期間の基準は、別表のとおりとする。

2　前項の規定にかかわらず、文書管理者は、文書分類・保存年限基準表に定める保存期間を超えて保存する必要があると認める文書等については、総括文書管理者の承認を得て、その必要な期間当該文書等を保存することができる。

3　第1項の保存期間が満了する日は、次の各号に掲げる文書等について、それぞれ当該各号に掲げる日とする。

4　前項の規定にかかわらず、常用文書の保存期間が満了する日は、その常時利用する必要がある期間が終了する日の属する会計年度の翌会計年度の初めから起算して当該保存期間が表示する期間の終了する日とする。

2　前項の規定による申出があったときは、文書管理者は、当該申出のあった文書等を利用させるものとする。

3　文書管理者は、前項の規定により文書等を利用させるときは、その利用について必要な事項を記録するなど、当該文書等の所在が明らかになるようにしておくものとする。

2　文書管理者は、保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書(保存期間が1年未満のものを除く。以下この条において同じ。)については、当該文書の保存期間の経過前においても廃棄することができる。

3　文書管理者は、前2項の規定により、文書等を廃棄しようとするときは、当該文書等の件名、廃棄する日、廃棄の方法等を記載した起案文書によって当該廃棄する旨を決裁するものとする。

2　前項の場合において、時限秘の秘密文書には、秘密の取扱いを必要とする期限を明記するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、時限秘の秘密文書にあっては、当該秘密文書に係る秘密の取扱いを必要とする時限の到来をもって第44条第1項の指定が解除されたものとみなす。

2　前条第1項の規定により指定を解除した文書等(同条第2項の規定により指定が解除されたものとみなされる文書等を含む。)については、第45条第1項に規定する表示を抹消するものとする。

2　秘密文書の全部又は一部を複写する場合は、文書管理者の許可を得るものとする。

3　前項の規定により文書管理者の許可を受けて秘密文書を複写した場合は、当該複写したものを当該秘密文書と同一の秘密文書とみなす。

2　前条の規定により配布され、又は複写された文書等については、当該文書等を保管する文書管理者が保管し、その秘密の保持に努めるものとする。

3　秘密文書は、他の文書等と区別し、施錠のできる金庫、ロッカー等に厳重に保管するものとする。ただし、秘密文書の形状、利用の態様等から金庫、ロッカー等に保管しておくことが適当でないものにあっては、他の方法により保管することができる。

この規則は、平成19年4月1日から施行する。

(施行期日)

この規則は、平成28年4月1日から施行する。